Regulamin świadczenia usługi epoqly.app

ROZDZIAŁ I: POSTANOWIENIA OGÓLNE I TOŻSAMOŚĆ OPERATORA

1.1. Podmiot Odpowiedzialny: Właścicielem, operatorem i administratorem platformy CRM dostępnej pod domeną epoqly.app (dalej: „System”) jest firma epoqum.io sp. z o.o. z siedzibą w Karczewicach (ul. Wolności 8, 42-270 Kłomnice), KRS: 0000895360, NIP: 9492247721, REGON: 388707144.

1.2. Charakter Usługi: System jest profesjonalnym oprogramowaniem dla biznesu udostępnianym w chmurze (SaaS). Operator jest polską firmą i działa zgodnie z przepisami prawa polskiego oraz rozporządzeniami Unii Europejskiej (w tym RODO).

1.3. Akceptacja Warunków: Rejestracja w Systemie jest równoznaczna z oświadczeniem, że Klient zapoznał się z całością niniejszego dokumentu, rozumie jego zapisy i w pełni je akceptuje bez zastrzeżeń.

ROZDZIAŁ II: DOSTĘP DO SYSTEMU, KONTA I UPRAWNIENIA

2.1. Mechanizm Logowania: Korzystanie z Systemu wymaga posiadania aktywnego Konta oraz każdorazowego uwierzytelnienia za pomocą unikalnego loginu (adres e-mail) oraz poufnego hasła.

2.2. Bezpieczeństwo Poświadczeń:Klient oraz powiązani z nim Użytkownicy są wyłącznie odpowiedzialni za poufność danych logowania. Operator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za skutki udostępnienia hasła osobom trzecim, jego kradzież wynikającą z braku zabezpieczeń po stronie Klienta lub używanie haseł łatwych do odgadnięcia.

2.3. Struktura Uprawnień (Administrator vs Użytkownik):

• Poziom Administratora: Klient otrzymuje dostęp nadrzędny, umożliwiający pełną konfigurację Systemu, zarządzanie subskrypcjami, usuwanie danych oraz nadawanie dostępów innym osobom.

• Odpowiedzialność Administratora: Wszelkie zmiany w ustawieniach, błędne konfiguracje, omyłkowe usunięcie modułów lub danych dokonane z poziomu Administratora obciążają wyłącznie Klienta. Operator nie odpowiada za „namieszanie” w Systemie lub jego „popsucie” przez niekompetentne zarządzanie panelem administracyjnym.

• Poziom Użytkownika: Dostęp o ograniczonym zakresie wglądu i funkcjonalności, definiowany każdorazowo przez Administratora Klienta. 2.4. Odzyskiwanie Dostępu: Ze względów bezpieczeństwa, proces przypominania hasła oraz danych logowania odbywa się wyłącznie w sposób automatyczny za pośrednictwem funkcji „Przypomnij hasło”. Pracownicy Operatora nie mają uprawnień do ręcznego podawania haseł telefonicznie ani mailowo.

ROZDZIAŁ III: PROCES ZAKUPU, PŁATNOŚCI I FAKTURACJA

3.1. Zawarcie Umowy: Proces zakupu odbywa się w pełni online. Umowa zostaje zawarta w momencie opłacenia wybranego Planu Subskrypcyjnego.

3.2. Formy Płatności: Klient ma do wyboru:

• Płatność natychmiastową za pośrednictwem zewnętrznego operatora płatności (bramki płatnicze online).

• Płatność na podstawie klasycznej faktury proforma (aktywacja konta po zaksięgowaniu wpłaty na rachunku Operatora).  3.3. Faktury VAT: Jako firma polska, Operator wystawia faktury VAT za każdą usługę. Dane do faktury muszą być podane rzetelnie w momencie składania zamówienia. Późniejsza zmiana danych na wystawionej już fakturze może być niemożliwa lub wiązać się z dodatkową opłatą administracyjną. 3.4. Rezygnacja i Cykliczność: System działa w modelu „pay-as-you-go”. Klient może zrezygnować z Usługi w dowolnej chwili poprzez nieopłacenie kolejnego okresu subskrypcji. Brak wpłaty skutkuje automatycznym zawieszeniem Usługi po upływie opłaconego terminu.

ROZDZIAŁ IV: ROZWÓJ, AKTUALIZACJE I MODYFIKACJE

4.1. Prawo do Rozwoju: System epoqly.app jest produktem dynamicznym. Operator zastrzega sobie prawo do wprowadzania aktualizacji, zmian interfejsu oraz modyfikacji kodu w dowolnym momencie.

4.2. Płatne Aktualizacje:Niektóre nowe funkcjonalności lub moduły mogą być udostępniane jako opcje dodatkowo płatne zgodnie z aktualnym cennikiem.

4.3. Kolejność Aktualizacji: Ze względów technologicznych, aktualizacje Systemu muszą być wdrażane sekwencyjnie (po kolei).

4.4. Prawo do Odmowy Aktualizacji: Klient ma prawo nie wyrazić zgody na aktualizację (o ile technologia na to pozwala), jednak musi liczyć się z faktem, że starsze wersje Systemu mogą działać niestabilnie, posiadać luki bezpieczeństwa lub przestać być wspierane. Operator nie ponosi odpowiedzialności za błędy wynikające z używania nieaktualnej wersji oprogramowania.

4.5. Ryzyko Aktualizacji: Chociaż dokładamy starań, by procesy te były bezpieczne, Operator nie odpowiada za ewentualną utratę danych spowodowaną aktualizacją oraz za przerwy w dostępie do Systemu w trakcie trwania prac wdrożeniowych.

4.6. Modyfikacje Indywidualne: * Operator oferuje tworzenie dedykowanych modułów dla wybranych branż lub grup klientów.

• Każda taka modyfikacja jest wyceniana indywidualnie i wymaga osobnego zlecenia.

• Własność Intelektualna: Wszelkie wdrożone modyfikacje, nawet te wykonane na specjalne życzenie Klienta, pozostają własnością Operatora. Operator ma prawo wdrażać te same lub podobne rozwiązania u innych Klientów, o ile nie narusza to tajemnic przedsiębiorstwa Zleceniodawcy.

ROZDZIAŁ V: WYŁĄCZENIA ODPOWIEDZIALNOŚCI I RYZYKA TECHNICZNE

5.1. Charakter Danych: Statystyki, wyliczenia finansowe oraz raporty generowane przez System mają charakter wyłącznie orientacyjny. Mogą być obarczone błędem wynikającym z zaokrągleń, opóźnień w przesyłaniu danych lub błędów API zewnętrznych. Klient nie powinien podejmować krytycznych decyzji finansowych wyłącznie w oparciu o dane z Systemu bez ich weryfikacji.

5.2. Dane z GUS: Funkcja pobierania danych z bazy GUS/BIR jest usługą zależną od systemów państwowych. Operator nie ponosi odpowiedzialności za ich treść, dostępność ani poprawność.

5.3. Komunikacja E-mail/SMS: System pełni rolę pośrednika w wysyłce powiadomień. Operator nie gwarantuje, że każda wiadomość dotrze do odbiorcy, co może wynikać z blokad spamowych, błędów operatorów komórkowych czy pełnych skrzynek odbiorczych.

5.4. Nielegalne Użycie: Operator nie monitoruje, nie przegląda ani nie weryfikuje treści i plików przechowywanych przez Klienta w Systemie ze względu na ochronę prywatności. W związku z tym, Operator w żadnym stopniu nie odpowiada za przechowywanie w Systemie treści nielegalnych, kradzionych, pornograficznych lub naruszających prawo. Pełną odpowiedzialność karną i cywilną ponosi Klient.

5.5. Infrastruktura Zewnętrzna: System utrzymywany jest na serwerach firm trzecich. Operator nie ponosi odpowiedzialności za ich awarie, pożary, zalania lub celowe działania destrukcyjne tych podmiotów.

ROZDZIAŁ VI: POLITYKA PRYWATNOŚCI I POUFNOŚCI

6.1. Ochrona Danych: Operator oświadcza, że nie przekazuje danych Klientów podmiotom zewnętrznym w celach handlowych.

6.2. Podwykonawcy: W celu rozwoju i naprawy Systemu, Operator może korzystać z usług firm zewnętrznych (informatycy, audytorzy). Wszystkie te podmioty są związane z Operatorem restrykcyjnymi umowami o poufności (NDA) oraz umowami powierzenia przetwarzania danych (DPA).

6.3. Dostęp Techniczny: Pracownicy Operatora mają prawo wglądu w dane Klienta wyłącznie w celach technicznych: naprawy zgłoszonego błędu, optymalizacji bazy danych lub zapobiegania awariom.

6.4. Cookies: System używa plików cookies do zarządzania sesjami zalogowanych użytkowników oraz w celach analitycznych.

ROZDZIAŁ VII: PROCEDURA REKLAMACYJNA I KONTAKT

7.1. Kontakt: Preferowaną formą komunikacji jest e-mail. Istnieje możliwość umówienia rozmowy telefonicznej po uprzednim zgłoszeniu takiej potrzeby drogą elektroniczną.

7.2. Reklamacje: Wszelkie nieprawidłowości należy zgłaszać przez system zgłoszeń w CRM lub stronę www. Termin rozpatrzenia reklamacji wynosi 14 dni roboczych.

7.3. Priorytety: Awarie całkowicie uniemożliwiające pracę (tzw. „down”) traktowane są priorytetowo i naprawiane w pierwszej kolejności.

ROZDZIAŁ VIII: MISJA I DEKLARACJA JAKOŚCI

Jako zespół epoqly.app (epoqum.io sp. z o.o.), deklarujemy, że dokładamy wszelkich starań, aby System działał w sposób ciągły, stabilny i przewidywalny. Bezpieczeństwo danych naszych Klientów jest fundamentem naszej działalności. Stosujemy nowoczesne standardy kodowania, regularne audyty bezpieczeństwa oraz dbamy o szybkość reakcji na każde zgłoszenie. Naszym celem jest dostarczanie narzędzia, które rośnie wraz z biznesem Klienta, dlatego aktywnie analizujemy każdą uwagę i staramy się eliminować potencjalne awarie zanim wpłyną one na komfort Waszej pracy. Działamy szybko, rzetelnie i z pełnym poszanowaniem prywatności powierzonych nam informacji. 

Pouczenie: Niniejszy regulamin może ulec zmianie. O istotnych zmianach Klienci zostaną poinformowani drogą mailową. Korzystanie z ze strony epoqly.app oraz z aplikacji CRM epoqly.app oznacza pełną akceptację niniejszego regulaminu z dnia 26.04.2026.